Der Schriftführer – Funktion & Aufgaben

Der Schriftführer – Funktion & Aufgaben

Der Schriftführer ist ein offizielles Amt innerhalb einer Organisation oder eines Vereins. Er ist meist Teil eines Gremiums z.B. des Vorstands. Das Amt gilt für einen festgelegten Zeitraum.
Er wird durch die Mitglieder gewählt oder durch den Vorstand berufen.
Der Schriftführer ist verantwortlich dafür dass die Regeln und Satzungen der Organisation während der Vorstandssitzungen oder Vollversammlungen eingehalten werden. So hat er z.B. sicherzustellen, dass bei einer Entscheidung die geforderte Mehrheit und nicht nur die „gefühlte“ Mehrheit erreicht wurde. Zudem ist er für sämtliche Dokumentationen verantwortlich.

Die Aufgaben

Eine der wichtigsten Aufgaben des Schriftführers ist das Führen des Protokolls während der Vorstandssitzungen oder Mitgliederversammlungen. Dabei protokolliert er alle Vorkommnisse: welche Themen wurden diskutiert, welches Vorgehen wurde beschlossen und welche Entscheidungen wurden getroffen.
Er hat dafür Sorge zu tragen dass die Protokolle an alle Mitglieder verteilt werden und dass diese sicher gespeichert werden.
Darüber hinaus kann der Schriftführer weitere Verwaltungstätigkeitrn übernehmen. Hauptsächlich den üblichen „Papierkram“: die schriftlichen Korrespondenz bei geschäftlichen Beziehungen, die Pflege von Kontaktlisten, etc.Kurzum: er ist für die Verwaltung der wichtigsten Dokumente verantwortlich.

Repräsentative Aufgaben

Da der Schriftführer meistens ein Mitglied des Vorstands ist, so kann dieser auch in Einzelfällen die Vertretung der anderen Vorstandsmitglieder übernehmen. Als Teil des Vordtands nimmt er eine repräsentative Rolle für seine Organisation ein.
Im Rahmen dieser repräsentativen Stellung kann er auch zeichnungsberechtigt im Namen seiner Organisation sein, was ihm erlaubt im Namen der Organisation vertr
Selbst bei der Wahl eines neuen Schriftführers ist der amtierende Schriftführer für die entsprechende Dokumentation bzw. das Protokollieren der Wahl verantwortlich.

International

In internationalen Organsiationen wird die Funktion des Schriftführers häufig auch als „Secretary“ bezeichnet.

Aus dem Leben gegriffen

Peter Schmidt ist seit einem halben Jahr Mitglied im Verein der Kaninchenzüchter. Bei der nächsten Vollversammlung soll ein neuer Vorstand für das kommende Jahr gewählt werden. Da noch kein potenzieller Nachfolger für das Amt des Schriftführers gefunden ist, wurde Peter Schmidt angesprochen, ob er sich vorstellen könne dieses Amt zu übernehmen. Da Peter ein gewissenhafter Mensch ist und sich mehr in den Verein einbringen möchte, hat er sich bereit erklärt für das Amt zu kandidieren. Da es keinen Gegenkandidaten gibt ist sie Wahl nur noch Formsache.

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